France Brûlé, 8 novembre 2024
Tout à fait! C’est même une véritable boussole pour vos communications et un pilier de votre image d’entreprise.
Parfois appelé guide de style ou guide de normes éditoriales, ce document de référence rassemble les règles, les directives et les bonnes pratiques pour rédiger les textes de l’entreprise. Il fournit aussi des exemples et des cas concrets qui facilitent l’application de ces normes.
Chaque guide est unique, mais ils ont tous le même but : indiquer le ton, le style, le vocabulaire et la structure que devraient avoir les textes. Pourquoi? Pour que toutes les communications de l’entreprise aient une écriture et une présentation visuelle uniformes.
Envie de découvrir pourquoi cet outil est incontournable pour refléter l’identité et les valeurs de votre entreprise?
5 raisons de créer un guide de normes rédactionnelles
1. Assurez la cohérence de vos communications.
La cohérence est ce qui rend vos écrits reconnaissables. Elle est aussi importante pour votre voix que le logo l’est pour votre image visuelle.
Un guide de normes rédactionnelles est l’outil clé de cette cohérence : il aide chaque membre de l’équipe à communiquer avec le même ton, le même style et le même vocabulaire.
Peu importe la personne qui rédige et le support choisi (papier, électronique, numérique), ce sera votre entreprise qui parle.
2. Gagnez du temps.
Un guide de normes rédactionnelles optimise le temps de tous les gens qui collaborent à la production de vos documents.
- Pour les rédactrices et rédacteurs : Plus besoin de se poser les mêmes questions de base à chaque document. Le guide leur indique comment répondre aux principales attentes de l’entreprise.
- Pour les réviseures et réviseurs : Le guide leur permet de vérifier plus rapidement si les normes établies ont été respectées, réduisant les allers-retours et les ajustements.
- Pour les responsables de la validation : Ils et elles se sentent en toute confiance, sachant que le document a été produit selon les standards de l’entreprise. Ces responsables peuvent donc porter toute leur attention sur le contenu à valider.
Bref, toute l’équipe est plus autonome et plus efficace!
3. Améliorez la qualité de vos contenus.
Lorsqu’il est bien conçu et régulièrement mis à jour, le guide améliore considérablement la qualité de vos documents.
C’est une référence essentielle pour votre personnel : il y trouve rapidement des réponses claires à ses questions, ce qui réduit les erreurs et les incohérences.
Avec des bases solides en place, vos employées et employés peuvent faire preuve de créativité sans craindre de s’éloigner du cadre établi. Cette tranquillité d’esprit leur permet de produire des contenus originaux tout en restant fidèles à l’image de marque de votre entreprise.
4. Facilitez l’intégration de nouvelles personnes.
Pour les recrues, le guide est bien plus qu’une simple référence, c’est une aide précieuse pour leur intégration.
- Compréhension rapide : Les attentes de l’entreprise en matière de communication sont claires dès le départ.
- Apprentissage facilité : Le guide réduit les essais et erreurs.
- Confiance renforcée : Il rassure, surtout lors des premières périodes de rédaction.
- Autonomie accrue : Il diminue le flot de questions posées aux autres membres de l’équipe.
5. Adoptez une langue moderne et inclusive.
Le guide de normes rédactionnelles constitue le meilleur endroit pour indiquer vos choix en matière de langue, notamment :
- orthographe traditionnelle ou orthographe rectifiée;
- procédés privilégiés pour l’écriture inclusive;
- termes à utiliser et à éviter;
- écriture des nombres;
- indication des sources.
Comment se déroule la conception-rédaction d’un guide de normes rédactionnelles avec moi?
La création d’un tel guide est centrée sur les besoins, comme n’importe quel autre processus réfléchi de l’entreprise. Et elle se fait dans un esprit de collaboration. Voici les cinq étapes clés.
1. Je discute avec vos équipes pour cibler vos besoins.
Pour créer un guide qui sera vraiment utile, je commence par analyser vos pratiques en matière de communications. J’ai besoin de connaitre les interrogations, les défis et les problèmes que vous rencontrez. Je souhaite trouver les réponses à des questions comme :
- Quels problèmes reviennent régulièrement dans les textes?
- Quels sont les éléments à uniformiser?
- Quels aspects (ton, vocabulaire, style) nécessitent des directives claires?
2. Je prépare un plan détaillé.
Une fois que je connais vos besoins, je conçois le squelette du guide. C’est à cette étape que j’établis la liste des sujets prioritaires à couvrir, les exemples à trouver, le format et la longueur du document, etc.
Je vous présente une table des matières détaillée pour valider la structure avant de commencer à écrire.
3. Je rédige une première version du guide.
Je passe à l’action! Chaque section est écrite dans un langage clair et simple, et contient des exemples concrets pour faciliter la compréhension et l’application des normes rédactionnelles.
4. J’améliore le guide grâce aux commentaires de votre personnel.
Quand une première version est prête, je la transmets aux membres de votre équipe pour recueillir leurs commentaires. Cette étape est cruciale pour m’assurer que le guide répond bien à leurs besoins et à leurs attentes. Je fais ensuite les ajustements nécessaires. Selon la complexité du guide, je peux effectuer cette étape plus d’une fois.
5. Je présente le guide à vos équipes.
Une fois que votre graphiste aura mis en page le guide, je le présente à votre personnel. J’explique son contenu, montre comment l’utiliser et réponds aux questions. Cette présentation favorise l’adoption du guide et en valorise l’utilité. Parfois, des ajustements mineurs sont apportés après cette étape pour tenir compte des dernières remarques.
Un guide de normes rédactionnelles vous aide à parler d’une seule voix, à gagner en clarté et en crédibilité et, surtout, à renforcer la confiance de votre public.
Vous aimeriez offrir cet outil à vos équipes? Écrivez-moi!
